Longtemps réservé aux grandes entreprises, l’intranet se démocratise progressivement dans les petites et moyennes entreprises grâce aux nombreux avantages que peuvent offrir ses différentes fonctionnalités. Afin de vous aider dans la conception de votre intranet, Index a rassemblé pour vous les 5 fonctionnalités les plus populaires d’un intranet en 2020.
Que vous soyez directeur des ressources humaines ou dirigeant, l’intranet est une excellente solution pour améliorer la communication interne de votre entreprise et renforcer la collaboration entre vos employés. Dans un contexte de télétravail généralisé, plusieurs fonctionnalités d’intranet peuvent notamment favoriser la mobilité au travail en facilitant l’accès aux documents ou projets internes ou à tout moment.
Si vous avez décidé de vous lancer dans la conception de votre intranet, il est important de prendre connaissance des meilleures fonctionnalités de l’intranet disponibles pour comprendre comment elles peuvent être avantageuses pour votre entreprise.
Les PDFs sont désormais les documents les plus populaires. Donnez un nouveau souffle à vos anciens formulaires et documents, et convertissez les en PDF à compléter. Vos PDF dynamiques peuvent être enrichis en y intégrant des règles de calculs, de validation, des boutons d’action et de nombreux avantages. Cette fonctionnalité de l’intranet permet à votre équipe d’économiser du temps et des ressources en évitant l’impression et le scanner.
Assurez la continuité de votre travail en recueillant des signatures électroniques juridiquement recevables sur vos documents dans un environnement sécurisé. Exclusivement lié au signataire pour son identification, cette fonctionnalité de l’intranet apporte de nombreux avantages : plus de sécurité (infalsifiable), plus de mobilité dans les échanges et de rapidité de gestion, un gain de temps et une réduction des coûts. En effet, la signature électronique ne requiert pas l’achat d’une imprimante ou une photocopieuse.
Regroupez dans la trousse de l’employé le message d’accueil pour votre nouvel employé, le contrat de travail, les renseignements sur l’entreprise, les politiques et procédures, l’organisation, le matériel de travail et les mises à jour. Une trousse de l’employé bien préparée et personnalisée aidera vos salariés à partir du bon pied, réduira leur temps d’intégration et améliorera la productivité.
Accédez à des ressources électroniques depuis l’intranet est un moyen d’améliorer la communication interne de l’entreprise. Le centre de documentation forme un réseau documentaire qui peut être partagé à un individu, un groupe de personnes ou à tout le personnel de votre entreprise. Cette fonctionnalité de l’intranet est surtout pratique dans le cas où le personnel est dispersé sur plusieurs sites.
Une des forces de l’intranet est qu’il offre un espace synchronisé aux utilisateurs pour stocker les fichiers et travailler sur des documents accessibles à distance. En intégrant Active Directory dans votre intranet, les entités chargées de la gestion d’Office 365 ou G Suite peuvent définir les niveaux de sécurité de votre intranet. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez accorder à un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs les accès pour consulter et modifier des contenus sensibles de votre entreprise.
Afin d’être certains d’opter pour les bonnes fonctionnalités de l’intranet, pensez à bien recueillir les points de vue des différents acteurs de votre entreprise qui seront amenés à utiliser l’outil. Les fonctionnalités de votre intranet seront ainsi adaptées aux différents usages et à des profils d’utilisateurs diversifiés.
Doté d’une riche expérience dans la conception d’intranets sur mesure auprès de nombreux clients, Index est une agence montréalaise constituée d’une équipe d’experts spécialisés en SEM, SEO et en intelligence artificielle. N’attendez plus pour adopter l’intranet et ses fonctionnalités dans votre entreprise ! Contactez-nous pour discuter de votre projet d’Intranet.